CRMV/MS inicia processo de organização documental
Categoria: Notícias | Publicado em: 13/11/2014
O Conselho Regional de Medicina Veterinária de Mato Grosso do Sul (CRMV/MS) deu início na primeira semana de novembro ao processo de higienização e temporalidade dos documentos da autarquia arquivados desde a sua fundação, em 1978.
“Ao assumir o mandato, deparamo-nos com um arquivamento e guarda precária de vários documentos, como processos e notas datados desde 1978. Grande parte estava disposta de forma vulnerável a danos físicos e iniciamos, então, um processo de reorganização, que culminou da contratação de uma empresa especializada que recuperasse documentos danificados, os organizasse e digitalizasse”, explica o Presidente do CRMV/MS João Vieira de Almeida Neto.
A empresa contratada por meio de licitação, na modalidade Pregão Presencial, realizará no prazo de 150 dias os serviços em seis etapas, conforme estabelece o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Na primeira fase haverá a limpeza e desinfestação da massa documental; em sequência a empresa irá elaborar o Plano de Classificação e por fim, a Tabela de Temporalidade dos arquivos do CRMV/MS.
A organização dos documentos, que terá como próximo passo a digitalização, visa melhorar a eficácia, a eficiência e a integração dos processos internos, facilitando o acesso às informações no âmbito do CRMV/MS, além de resguardar a memória e história da autarquia e da Medicina Veterinária no Estado. Um dos arquivos localizados está a inscrição nº 1 no Conselho, do Médico Veterinário Ivan Cuiabano Lino, em 1 de fevereiro de 1979.
Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade Documental é utilizada para separar cada documento por área, definir a vida útil da documentação e sua destinação, além de orientar os usuários sobre o que deve ser arquivado, em que formato físico deverá se dar o arquivamento, por quanto tempo se deverá arquivar a documentação nas fases ativa, intermediária e inativa.
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Fonte: Ascom/CRMV-MS
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